发布日期:
关于企业询证函要注意些什么？
企业询证函是企业在财产清查中为了核实往来款项的真实性而寄送往来单位的一种核对函件。在财务对账和审计中，互相发送企业询证函的情况非常常见。那么，企业询证函是一种什么性质的文件？在发送和签收过程中要注意些什么？
我们先看一个案例：2011年至2012年，湖南火电公司作为承包人与新疆宜化公司签订4份施工合同，总价款约8200万元。2018年初，宜化公司向火电公司出具企业询证函，载明截止2017年12月31日，应付账款21350677.44元。火电公司在该函盖章并备注：经核实确认贵公司欠我公司应付账款21350677.44元，请贵公司于2018年5月20日之前将所欠款支付至我公司账户，否则我公司将依法追究贵公司拖欠款项的违约金和利息，利息从工程竣工即2014年6月8日起计算。后因宜化公司未向火电公司支付工程款，火电公司向法院起诉，要求宜化公司支付工程欠款及自2014年6月8日起的欠付款利息。
该案历经一审、二审及再审，在再审中，最高人民法院认为：宜化公司出具的企业询证函载明的数额比火电公司提交的竣工结算数额低，火电公司未提出异议并盖章确认，此种情形下，按照合同约定应视为火电公司认同宜化公司审核的合同造价。原判决以企业询证函为依据认定本案欠付工程款数额具有合同依据和事实根据。
通过此案我们可以发现，询证函的签认，有可能被视为对合同造价的重新确认，从而改变竣工结算的金额。关于企业询证函，我们还要注意以下几个方面：
1.注意企业询证函对诉讼时效的影响
一方向另一方发出载明欠款数额的企业询证函，是否意味着向合同相对方主张债权或者承认债务？应区分两个不同的时间节点和函件所载内容区别认识。诉讼时效期间届满前债权人向债务人发出企业询证函的，一般会被认为构成诉讼时效中断，产生诉讼时效期间重新计算的法律效果。如果企业询证函中除审计单位外，同时加盖债务人或债权人的公章则能够说明该企业询证函为当事人对债权债务关系的自认。诉讼时效期间届满后债务人主动向债权人发出企业询证函的，一般认为债务人有愿意履行已过诉讼时效期间的债务的意思表示。若企业询证函的内容比较明确具体，例如存在有继续履行债务的意思表示、能够构成对欠款事实的承认的，诉讼时效期间因债务人的自愿履行意思表示而发生重新起算的法律效果。
2.注意企业询证函对债权债务依据的影响
企业询证函能否作为认定债权债务的唯一依据，应根据企业询证函载明内容的详细程度和案件的具体情况判断，并无确定统一的认定标准。企业询证函作为证据使用时，除需具备证据的一般特点外，最重要的就是其所载内容反应出来的案件事实。在我们上面提到的案例中，由于双方对债权债务的签认比较具体，从而被最高人民法院认为其达成了新的合意，从而作为债权债务的唯一依据。但在一些案件中，也存在企业询证函不能作为认定欠付款依据的情况。比如在“（2020）最高法民申1766号”案中，最高人民法院认为“询证函非案涉工程结算文件，其内容仅能反映公司之间的欠款金额，不能证明案涉工程的结算价格”；在“（2020）最高法民申1613号”案中，最高人民法院认为“企业询证函不能担保原基础合同的真实性，亦不能作为欠付款依据”；在“（2016）最高法民终114号”案中，最高人民法院认为“企业询证函不属于日照港物流公司作为被审计单位与启东新世界公司作为被询证者之间就欠付货款达成的对账单，亦不属于日照港物流公司对启东新世界公司已交付部分货物的自认”。
3.注意企业询证函的填写
企业询证函在诉讼实践中对债权人、债务人起着不同的作用。权利义务的不同，决定着对企业询证函不同的处理思路和方式。对债务人而言，为维护债务人合法的诉讼时效利益，实践中不建议债务人向债权人发出企业询证函。因为无论是在诉讼时效期间内，还是已过诉讼时效期间，在满足意思表示真实的情况性下，均可能产生诉讼时效重新起算的法律效果；此外，虽然企业询证函不能作为欠付款的唯一依据，但当无其他证据能够推翻企业询证函所列项目及确认事项时，负有举证责任的一方仍不可避免要为举证不能而承担责任；在回复债权人企业询证函时，要先确认诉讼时效情况，如已过诉讼时效，建议采取律师函等方式明确表明诉讼时效已过的抗辩。对债权人而言，在诉讼时效届满前发出企业询证函时，要注明“应付工程款”的主要内容，如欠付金额及应付期限，明确催收应付账款的意思表示；在诉讼时效届满后发出企业询证函的，从内容上建议将应付工程款性质、组成、已付、欠付的详细内容罗列清楚，并加盖公司印章，以达到能够确认应付工程款事实及准确数额的证明程度，为可能发生的诉讼提供有力证据。
我们先看一个案例：2011年至2012年，湖南火电公司作为承包人与新疆宜化公司签订4份施工合同，总价款约8200万元。2018年初，宜化公司向火电公司出具企业询证函，载明截止2017年12月31日，应付账款21350677.44元。火电公司在该函盖章并备注：经核实确认贵公司欠我公司应付账款21350677.44元，请贵公司于2018年5月20日之前将所欠款支付至我公司账户，否则我公司将依法追究贵公司拖欠款项的违约金和利息，利息从工程竣工即2014年6月8日起计算。后因宜化公司未向火电公司支付工程款，火电公司向法院起诉，要求宜化公司支付工程欠款及自2014年6月8日起的欠付款利息。
该案历经一审、二审及再审，在再审中，最高人民法院认为：宜化公司出具的企业询证函载明的数额比火电公司提交的竣工结算数额低，火电公司未提出异议并盖章确认，此种情形下，按照合同约定应视为火电公司认同宜化公司审核的合同造价。原判决以企业询证函为依据认定本案欠付工程款数额具有合同依据和事实根据。
通过此案我们可以发现，询证函的签认，有可能被视为对合同造价的重新确认，从而改变竣工结算的金额。关于企业询证函，我们还要注意以下几个方面：
1.注意企业询证函对诉讼时效的影响
一方向另一方发出载明欠款数额的企业询证函，是否意味着向合同相对方主张债权或者承认债务？应区分两个不同的时间节点和函件所载内容区别认识。诉讼时效期间届满前债权人向债务人发出企业询证函的，一般会被认为构成诉讼时效中断，产生诉讼时效期间重新计算的法律效果。如果企业询证函中除审计单位外，同时加盖债务人或债权人的公章则能够说明该企业询证函为当事人对债权债务关系的自认。诉讼时效期间届满后债务人主动向债权人发出企业询证函的，一般认为债务人有愿意履行已过诉讼时效期间的债务的意思表示。若企业询证函的内容比较明确具体，例如存在有继续履行债务的意思表示、能够构成对欠款事实的承认的，诉讼时效期间因债务人的自愿履行意思表示而发生重新起算的法律效果。
2.注意企业询证函对债权债务依据的影响
企业询证函能否作为认定债权债务的唯一依据，应根据企业询证函载明内容的详细程度和案件的具体情况判断，并无确定统一的认定标准。企业询证函作为证据使用时，除需具备证据的一般特点外，最重要的就是其所载内容反应出来的案件事实。在我们上面提到的案例中，由于双方对债权债务的签认比较具体，从而被最高人民法院认为其达成了新的合意，从而作为债权债务的唯一依据。但在一些案件中，也存在企业询证函不能作为认定欠付款依据的情况。比如在“（2020）最高法民申1766号”案中，最高人民法院认为“询证函非案涉工程结算文件，其内容仅能反映公司之间的欠款金额，不能证明案涉工程的结算价格”；在“（2020）最高法民申1613号”案中，最高人民法院认为“企业询证函不能担保原基础合同的真实性，亦不能作为欠付款依据”；在“（2016）最高法民终114号”案中，最高人民法院认为“企业询证函不属于日照港物流公司作为被审计单位与启东新世界公司作为被询证者之间就欠付货款达成的对账单，亦不属于日照港物流公司对启东新世界公司已交付部分货物的自认”。
3.注意企业询证函的填写
企业询证函在诉讼实践中对债权人、债务人起着不同的作用。权利义务的不同，决定着对企业询证函不同的处理思路和方式。对债务人而言，为维护债务人合法的诉讼时效利益，实践中不建议债务人向债权人发出企业询证函。因为无论是在诉讼时效期间内，还是已过诉讼时效期间，在满足意思表示真实的情况性下，均可能产生诉讼时效重新起算的法律效果；此外，虽然企业询证函不能作为欠付款的唯一依据，但当无其他证据能够推翻企业询证函所列项目及确认事项时，负有举证责任的一方仍不可避免要为举证不能而承担责任；在回复债权人企业询证函时，要先确认诉讼时效情况，如已过诉讼时效，建议采取律师函等方式明确表明诉讼时效已过的抗辩。对债权人而言，在诉讼时效届满前发出企业询证函时，要注明“应付工程款”的主要内容，如欠付金额及应付期限，明确催收应付账款的意思表示；在诉讼时效届满后发出企业询证函的，从内容上建议将应付工程款性质、组成、已付、欠付的详细内容罗列清楚，并加盖公司印章，以达到能够确认应付工程款事实及准确数额的证明程度，为可能发生的诉讼提供有力证据。